Aplicar 5-S Guía como administrar mis correos

¿Cómo administrar mis correos? ¿Por qué tiene un límite el buzón?

Los buzones de correos tienen un tamaño recomendado  de 2gb, debido a establecer un equilibrio que mantenga la seguridad, integridad y fiabilidad de su estructura de datos. En otras palabras, mientras más grande se vuelve el buzón también se vuelve más lento y riesgoso a la perdida de información esto es válido también para todas estructuras de almacenaje de emails, como son los archivos PST. Ya dicho esto esto y espero que quede claro que un archivo de correo no es un depósito para guardad la información, porque para que en algún momento la voy a leer o me si por las dudas me puede servir….  Ya que si sucede esto tarde o temprano termina detonado el indicie de búsqueda y estructura de la base de datos.

Ahora la forma correcta de ordenas mis correos.

1ero. Leer los correos habitualmente para que no queden correos sin leer, ya que la información que no llega en tiempo y forma no es de utilidad.

2do. Filtro el correo basura y lo desecho.

3ro. Clasifico el correo, aquí entra en juego características muy particulares de cada usuario, así que una vez más solo les puedo dejar sugerencias y cada uno adoptara una postura responsable de cómo le es más útil ordenar su correo; como primera medida para el que no tenga creada una carpeta de correros externa al buzón, hay que crearla (pedir ayuda a sistemas); luego en esta, se pueden crear distintas carpetas para organizar la información por ejemplo como “Atender urgente” u ordenar por nombres “correos de Jose”  como  también “Enviados importantes” o por actividad “Tarea pendientes” Entonces mientras vamos leyendo los correos lo podemos mover a la carpeta que más lo represente y quede ordenado. Siempre manteniendo la consigna “Separar lo que es necesario de lo que no lo es.”

En el ejemplo: hago clic con el botón secundario sobre el correo, luego elijo la opción <Mover> y por ultimo a la carpeta donde lo quiero mover.

Nota importante: NO guardar e-mail con adjuntos ya que estos son en especial pesados, documentación como presupuestos, facturas, planos y fotos entre otros deberían quedar guardados, identificados y ordenados por carpetas fuera de la estructura del sistema de correos.